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Jean Louis Gagnaire

Député de la Loire 2ème circonscription

Faire face à la complexité de conserver et d’archiver les données comptables et fiscales informatiquement

PME – J’ai souhaité interroger  le secrétaire d’état auprès du ministre des finances et des comptes publics, chargé du budget, sur la question des difficultés rencontrées par certains commerçants ou chefs d’entreprises face à la complexité de conserver et d’archiver numériquement les données comptables et fiscales.

Jean Louis Gagnaire attire l’attention de monsieur le secrétaire d’état auprès du ministre des finances et des comptes publics, chargé du budget, sur la question des difficultés rencontrées par certains commerçants ou chefs d’entreprises face à la complexité de conserver et d’archiver numériquement les données comptables et fiscales.

Cette conservation a, en effet, était imposée par la loi de finances de 1990 dans le cadre des obligations liées au contrôle fiscal des comptabilités informatisées. La loi de finances rectificative pour 2012 a renforcé ces obligations : la présentation dématérialisée des comptes est obligatoire lors d’un contrôle fiscal à l’égard de toute entreprise tenant sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés (Code général des impôts art. 54 et Livre des procédures fiscales art.L. 102 B).

Ainsi, avant le 1er janvier 2014, les contribuables pouvaient satisfaire à l’obligation de  présentation des documents comptables en remettant  une copie du « fichier  historique des écritures comptables». Or, depuis le 1er janvier 2014, l’obligation de présenter les documents comptables sous format dématérialisé est entrée en vigueur. Les fichiers doivent donc être remis au début des opérations de contrôle.

En outre, la loi relative à lutte contre la fraude fiscale du 6 décembre 2013 a renforcé les obligations en  sanctionnant les suppressions d’enregistrements informatiques dans les systèmes de caisse et les logiciels comptables ou de gestion.

C’est dans cette logique que l’Administration peut effectuer des contrôles inopinés tendant à la constatation matérielle des éléments physiques de l’exploitation, ou de l’existence et l’état des documents comptables. La procédure de contrôle inopiné informatique concerne les contribuables qui sont astreints à la présentation de documents comptables et dont la comptabilité est tenue partiellement ou totalement au moyen de systèmes informatisés.

Cette procédure codifiée à l’article L 47 A III du Livre des procédures fiscales permet au service d’effectuer deux copies des fichiers de l’entreprise vérifiée relatifs aux informations, données et traitements informatiques. Ces copies, dont l’une est remise au contribuable et l’autre est conservée par l’Administration, sont scellées selon des modalités définies par l’arrêté du 11 mars 2015.

Les deux copies de fichiers sur lesquelles une empreinte numérique est calculée, afin d’en garantir l’intégrité sont effectuées sur support physique. L’empreinte numérique est un identificateur de clé unique pour chaque fichier et la suppression d’un seul octet sur le fichier va modifier l’empreinte numérique.

Chacune des copies est ensuite mise dans une enveloppe. Après fermeture, chacune des enveloppes est signée par le contribuable ou son représentant et par les agents de l’administration fiscale. Une enveloppe est remise au contribuable et conservée par ses soins. L’autre enveloppe est conservée par l’administration fiscale. Le procès-verbal de l’ensemble des constatations effectuées dressé par les agents de l’Administration en double exemplaire devra indiquer l’empreinte numérique de chacune des copies. A l’issue du délai raisonnable pour que le contribuable puisse faire appel à un conseil avant l’examen au fond des documents, les deux enveloppes sont ouvertes en présence du contribuable ou de son représentant.

Si cette procédure de contrôle se justifie pleinement dans le cadre de la lutte contre le fléau que constitue la fraude fiscale, il n’en demeure pas moins que la présentation dématérialisée des comptes lors d’un contrôle fiscal pour des entreprises de petites tailles tenant leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés est souvent compliquée. En effet, nombre de chefs d’entreprises ne maitrisent pas correctement les logiciels de comptabilité et les processus de sauvegarde de leur comptabilité informatisée. Faisant le plus souvent appel à des prestataires informatiques extérieurs pour les mises à jour des logiciels, ils ignorent le plus souvent les systèmes d’archivage des erreurs fichiers sur les disques durs dans l’ordinateur.

A l’occasion de contrôle inopiné notamment, alors qu’ils sont totalement de bonne foi, ils peuvent se trouver confronter à un problème de conformité entre les copies des fichiers de l’entreprise vérifiée relatifs aux informations, données et traitements informatiques saisies par l’administration et la réalité des données qui se trouvent effectivement dans leur ordinateur et qui ont pu être inopinément déplacées sur le disque dur.

Par ailleurs, bien souvent, ces mêmes chefs d’entreprises n’effectuent pas de sauvegarde sur des serveurs ou disques durs extérieurs qui leur permettraient de protéger leurs données contre tout aléa.

Dans ces conditions, ne serait-il pas souhaitable de réaliser avec l’autorisation des chefs d’entreprises deux copies complètes des disques durs qui seraient conservées dans les mêmes conditions que les copies de fichiers de comptabilité ? Ces copies permettraient de prouver que tous les fichiers requis sont bien présents sur l’ordinateur et qu’ils ont pu être accidentellement déplacés et non pas effacés.

Face à ces difficultés, il lui demande donc quelles mesures compte pourraient prendre le gouvernement pour permettre de prouver que tous les fichiers requis sont bien présents sur l’ordinateur et qu’ils ont pu être accidentellement déplacés et non pas effacés.

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